Procedimiento de GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO Y FAX DE CECOP

Procedimiento de GESTIÓN DEL
CORREO ELECTRÓNICO Y FAX DE
CECOP (cecop@madrid.org)
Procedimiento de Gestión del Correo Electrónico y Fax de CECOP
CECOP Servicio de Extinción y Rescate . Página 2 de 6
Contenido

Procedimiento.
El Operador del Puesto 1, o quien se establezca, deberá tener en todo momento de
la guardia, el correo electrónico de CECOP abierto (cecop@madrid.org), y en todo
caso, revisarlo periódicamente y siempre antes de la finalización de la guardia.
Además, también revisará periódicamente, y al final de la guardia, la recepción de
faxes nuevos.
A la salida de la guardia no debe haber ningún correo electrónico en la bandeja de
entrada que no afecte a la guardia presente, ni ningún fax sin clasificar.
Para la clasificación de faxes y correos, se establecen las siguientes carpetas de
red dentro de la carpeta \Jus\jus\CCORU022\GRP\CECOP\GESTIÓN DE LA
GUARDIA CECOP\FAX\201X:
Ayuntamientos y retenes: Se archivarán todos los retenes, avisos para
agenda, fuegos artificiales, y en general, toda aquella información que se
registra en la agenda en formato PDF, renombrando los archivos según el
formato ”AAMMDD nombre archivo”. No se registrará en papel ningún
documento.
Según el Procedimiento de Tramitación de Actividades Relacionadas con el
Fuego, todas los retenes que vengan a través del Servicio de Incendios
Forestales, deberían estar ya registrados en la agenda. En cambio, los que
procedan desde el Servicio de Prevención u otro Servicio, deberán
registrarse en la agenda según el Procedimiento vigente (rojo o azul,
dependiendo de si se precisa retén).
El registro de quemas (USOFUEGO), no hará falta registrarlo en esta
carpeta, y se borrará diariamente con la recepción del nuevo correo.
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Enviados: Se guardarán los documentos enviados por fax desde CECOP.
INFOMA 201X: Aquí se guardarán todos los documentos relativos a la
campaña INFOMA del año correspondiente, manteniendo el formato de
“AAMMDD nombre archivo”. Los archivos de esta carpeta serán movidos
por JCECOP a otra carpeta que se determine, y por tanto, lo normal es que
esta carpeta se encuentre vacía en circunstancias normales.
J2: En esta carpeta se guardarán los faxes o correos que vayan dirigidos a
J2, ya sea desde Parques, o desde cualquier otro remitente. Se avisará
verbalmente a J2.
Jefe del Cuerpo: En esta carpeta se guardarán todos los partes de
incidente/accidente que se reciban. Se guardarán según el formato
“AAMMDD nombre archivo”. Se avisará verbalmente a J2 de la llegada de
un parte para su revisión.
Meteo: En esta carpeta se guardarán todos los faxes y correos relativos a
informaciones meteorológicas (de AEMET, activaciones de plan de
inclemencias invernales, etc.,). Se guardarán según el formato “AAMMDD
nombre de archivo”. Se avisará verbalmente a J2 de las informaciones
importantes que se reciban, y en especial cuando se active o desactive
algún nivel de Inclemencias Invernales, o haya algún aviso de AEMET por
alerta naranja o roja.
Sindicatos: Se guardarán todos los comunicados procedentes de
Organizaciones Sindicales. Se guardarán según el formato “AAMMDD
nombre de archivo”.
Notas interiores: En esta carpeta se guardarán las notas interiores que se
reciban por Fax o por correo electrónico, y que no sean referentes a la
agenda (de retenes, actividades, etc.,). Los archivos de esta carpeta serán
movidos por JCECOP a la carpeta correspondiente de registro de notas, y
por tanto, lo normal es que esta carpeta se encuentre vacía en
circunstancias normales.
Otros: En esta carpeta se guardará la información recibida en CECOP cuyo
contenido no esté relacionado con las anteriores carpetas.
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Como norma general, no se imprimirá ningún fax ni documento.
Las informaciones importantes que se reciban, se anotarán en el parte de relevo, y
se comunicarán a J2 (aparte de las ya mencionadas).
Carpetas del correo electrónico:
Dentro del correo electrónico cecop@madrid.org, se han creado varias carpetas
para que se guarden los correos (con sus documentos adjuntos), relativos a las
incidencias del CAU, y de petición de material. En concreto:
· Los correos de incidencias que se manden al CAU a través del correo de
CECOP, se moverán a la carpeta de “Incidencias CAU-Pendientes”. El
correo que se moverá será el que se reciba por parte del CAU con el
número de incidencia. Si el correo procedente del CAU es para informar de
que la incidencia está solucionada, este correo se moverá a la carpeta
“Incidencias CAU-Resueltas”, y se borrará de pendientes el correo
correspondiente.
· Los correos enviados de pedidos de material o tóner, se moverán a la
carpeta de “PEDIDOS MATERIAL Y TONER-PENDIENTES”. Una vez que
el material solicitado llegue a CECOP, este mismo correo se moverá a la
carpeta “PEDIDOS MATERIAL Y TONER-RECIBIDOS”.
Se recuerda que para mover un correo, basta con pincharlo y arrastrarl

Control de cambios ……………………………………………………………………………….3

Introducción …………………………………………………………………………………………3

Objeto: ………………………………………………………………………………………………..3

Alcance: ………………………………………………………………………………………………3

Documentación de referencia………………………………………………………………….3

Definiciones: ………………………………………………………………………………………..4

Procedimiento. ……………………………………………………………………………………..4
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Control de cambios
VERSIÓN FECHA
MODIFICACIÓN
PÁGINA/ PUNTO
AFECTADA/O OBSERVACIONES
0.0 15.01.2018 Todas Creación del documento

Introducción
El Correo Electrónico de CECOP (cecop@madrid.org), es una herramienta
fundamental para la Gestión de la Guardia del Cuerpo de Bomberos.
Debido a la política de la Comunidad de Madrid de “papel cero”, el correo
electrónico ha reemplazado al fax, informatizando toda la información recibida de
forma eficiente.

Objeto:
El objetivo de este Procedimiento es mejorar la Gestión de la información recibida
en CECOP, ya sea por correo electrónico a través de cecop@madrid.org, o por
Fax.

Alcance:
Este procedimiento engloba a dos canales de recepción de información en CECOP:

A través del correo electrónico de CECOP (cecop@madrid.org).

A través del FAX digital, y su archivo en carpetas de red.

Documentación de referencia
· Nota interior CE.03.13, “Nuevo Fax Multifunción en CECOP”: Se modifica el
punto 3.1 por lo contenido en este Procedimiento.
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· Procedimiento de 11/09/2017, de “Tramitación de
Solicitudes/Comunicaciones de Actividades Relacionadas con el Fuego”. En
vigor.

Definiciones: